Assemblee in videoconferenza, dal notariato tutte le regole.

Indice

1. Assemblee in videoconferenza: introduzione
2. Riferimento normativo: Decreto Cura Italia
3. Procedure per lo svolgimento delle assemblee societarie
4. Massima n. 187: interpretazione notarile
5. Conclusione: opportunità della digitalizzazione delle assemblee

Assemblee in videoconferenza: introduzione

Con l’avvento della pandemia, le modalità di svolgimento delle assemblee societarie sono state profondamente modificate. L’introduzione delle assemblee in videoconferenza ha consentito alle società di continuare le attività senza l’obbligo di presenza fisica, grazie a quanto stabilito dal Decreto-Legge 17 marzo 2020, n. 18, noto anche come Decreto Cura Italia.

Riferimento normativo: Decreto Cura Italia

Il Decreto Cura Italia, all’articolo 106, comma secondo, introduce importanti novità per quanto riguarda il svolgimento delle assemblee. In particolare, permette alle società di capitali, cooperative e mutue assicuratrici di prevedere, anche in deroga alle disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza, e l’intervento all’assemblea tramite mezzi di telecomunicazione.

Secondo la normativa, l’assemblea può svolgersi interamente in modalità telematica, garantendo l’identificazione e la partecipazione di tutti i soci, senza la necessità di essere fisicamente presenti nello stesso luogo. Questo facilita la gestione delle assemblee, soprattutto in situazioni di emergenza sanitaria come quella causata dal COVID-19.

Procedure per lo svolgimento delle assemblee societarie

Secondo l’art. 2370 del Codice Civile, l’avviso di convocazione deve informare i soci della possibilità di partecipare all’assemblea per via telematica. Inoltre, le società possono utilizzare mezzi di telecomunicazione che garantiscano la partecipazione attiva, il diritto di voto e l’identificazione di tutti i partecipanti.

È importante sottolineare che la partecipazione in videoconferenza non esime dall’obbligo di redigere un verbale, che dovrà essere firmato dal presidente e dal segretario verbalizzante o dal notaio, a seconda del caso. Anche in questo ambito, l’avviso di convocazione gioca un ruolo cruciale, indicando come e dove si svolgerà l’assemblea e quali strumenti tecnologici saranno utilizzati.

Massima n. 187: interpretazione notarile

La Massima n. 187 del Consiglio Notarile, emanata l’11 marzo 2020, chiarisce ulteriormente la questione delle assemblee in videoconferenza. Essa stabilisce che, ove consentito dallo statuto o dalla normativa vigente, l’intervento in assemblea tramite mezzi di telecomunicazione può riguardare tutti i partecipanti, compreso il presidente.

Le assemblee possono svolgersi anche con tutti i soci dislocati in luoghi differenti, purché siano rispettati i principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento dei soci. È necessario, inoltre, che il presidente possa accertare l’identità e la legittimazione dei partecipanti, garantendo la trasparenza e regolarità delle votazioni.

Conclusione: opportunità della digitalizzazione delle assemblee

Le assemblee societarie in videoconferenza rappresentano una grande opportunità per semplificare la gestione aziendale, ridurre i costi e garantire la partecipazione anche in situazioni di emergenza. La possibilità di votare a distanza e di svolgere assemblee interamente in formato digitale consente alle aziende di essere più flessibili e di affrontare con successo le sfide imposte dalla modernità.

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